Ниже приведены примеры использования системы Timesummary.com с анализом преимуществ от ее использования. Прочитав их вы сможете оценить серьезность описанных проблем для вашего бизнеса и принять решение в необходимости использования системы на вашей фирме.

Пример 1 – базовый
(небольшая компания – до 30 человек).

Проблема: в небольших компаниях возникают такие моменты, когда руководителя нет на рабочем месте. Например, переговоры вне офиса в начале или конце рабочего дня, больничный или просто отпуск. В такие времена работники любят расслабиться – прийти на работу на 20-30 минут позже, уйти чуть пораньше.

Оценка потерь: руководитель в отпуске около 1 месяца в году, на больничном около 1 недели, каждые 2 недели утром или в конце рабочего дня переговоры вне офиса. Считаем, что в эти дни треть работников приходит на 15 минут позже и уходит на 15 минут раньше. Итого, они приписывают себе 30 минут в один такой день. Количество таких дней – около 50 рабочих дней в году. Т.е. каждый работник приписывает себе по 8.5 часов каждый год в качестве рабочего времени за счет этого фактора. При зарплате в $1000 получаем, что в год каждый работник приписывает к своей зарплате по $50. И это минимальные цифры, т.к. на самом деле руководителя нет на рабочем месте гораздо чаще.

Задача: проверка того, что все сотрудники работают по 8 часов в день.

Решение: установка на каждое рабочее место Timesummary.com. При включении компьютера, программа будет высылать каждые несколько минут в интернет информацию о том, что компьютер включен. При выключении компьютера, информация перестает высылаться. Таким образом, Timesummary.com следит за тем, как долго каждый работник находился на рабочем месте.

Статистика отработанного времени выдается руководителю в аналитическом и расширенном виде (время прихода и ухода каждый день).

Экономия: $500, $1000, $1500 в год для 10, 20, 30 работников соответственно.

Стоимость решения: $100, $200, $300 в год.

Время на внедрение: единоразово, около 10 минут на рабочее место.

Экономический эффект от внедрения: $400, $800, $1200 в год. За эти деньги вы могли бы купить себе или в подарок родным новый современный мобильный телефон, например, iPhone 4S.

Пример 2
эффективность работы.

Проблема: каждый работник часть рабочего дня тратит на вещи, никакого отношения к работе не имеющие. Если величина такого времени составляет 5-10 минут в час, это еще нормально. Но, когда работник по несколько часов в день тратит на выбор нового телефона, чтение анекдотов, интересных статей в интернете и т.п., то его эффективность неоправданно падает. Руководитель часто замечает, как работник быстро переключает с одной программы на другую, когда руководитель увидел его. Было это случайностью, работник один раз в день занялся на 5 минут чтением личной почты и тут вошел руководитель или он полдня занимается не тем, чем нужно? Ответ на этот вопрос зачастую получить невозможно.

Оценка потерь: в зависимости от работника время, которое он тратит на задачи, не относящиеся к работе, может очень сильно отличаться. Но, обычно, если такой мониторинг вовсе не вести, то 7 из 10 работников тратят порядка 20 минут в час на такие дела, а 1 из 10 - около половины времени занимается «ерундой». Остальные тратят порядка 10 минут в час, что более менее нормально. Т.е. порядка 18% времени проходят крайне неэффективно. При зарплате работника в $1000, около $180 он получает за неэффективную работу.

Задача: проверка того, что все работники тратят на задачи, не относящиеся к работе, не более 10 минут в час в среднем.

Решение: установка на каждое рабочее место Timesummary.com. При включении компьютера, программа будет высылать каждые несколько минут в интернет скриншот (снимок экрана). Кроме того, Timesummary.com следит за тем, как долго каждый работник находился на рабочем месте.

Статистика отработанного времени выдается руководителю в аналитическом и расширенном виде (время прихода и ухода каждый день).

Руководитель может выборочно проверять людей, и есть факт того, что это возможно заставит работников сократить время, потраченное на «ерунду», что повысит скорость работников в среднем на 20%.

Экономия: $1800, $3600, $5400 в месяц для 10, 20, 30 работников соответственно.

Стоимость решения: $30, $50, $70 в месяц.

Время на внедрение: единоразово, около 10 минут на рабочее место.

Экономический эффект от внедрения: $1770, $3550, $5330 в месяц. За эти деньги вы могли бы за 2 года купить офис в собственность компании и больше никогда не платить арендную плату.

Пример 3 – выполнение заказов (компания-разработчик программного обеспечения).

Проблема: компания занимается разработкой ПО под заказ клиентов. Над одним проектом может работать несколько человек. Одновременно с этим, один человек может заниматься в течение месяца выполнением различных проектов. У каждого проекта есть бюджет, который, в конечном счете, определяет максимальное количество времени, которое на него могут потратить все работники в целом. Проблема состоит в том, чтобы понять какие проекты насколько прибыльны, на какие проекты ушло больше планируемого времени, на какие меньше и на сколько. Если ежедневно писать – как много времени ушло на каждый проект, то возможны счетные ошибки. Кроме того, часто получается так, что сумма времени работы над всеми проектами гораздо меньше времени, отработанного работником за месяц. На что ушло остальное время четко объяснить не получается.

Оценка потерь: чтобы в будущем давать более рациональное ценообразование (т.е. не давать слишком больших стоимостей, чтобы не проиграть тендер и не давать слишком маленьких стоимостей, чтобы не сделать проект в убыток), нужно четко понимать реальную стоимость каждого проекта по факту его исполнения. Без этого важного свойства, оценки стоимости будущих проектов всегда будут с серьезными ошибками. На некоторых проектах они всегда будут меньше, на некоторых всегда больше итоговых. Получится, что на первых будет меньше планируемой прибыли, вторые зачастую будут проиграны в тендерах. И то и другое – серьезные потери для бизнеса.

Решив эту проблему, удастся не давать заниженных стоимостей, увеличив, таким образом прибыль будущих проектов. С другой стороны удастся выигрывать больше тендеров, увеличив таким образом объем продаж, а следовательно, и прибыль будущих проектов.

Мы оцениваем минимум двухкратный рост прибыли в этой ситуации. Таким образом, текущие потери бизнеса – это минимум величина текущей прибыли.

Пессимистично оценивая прибыль в 10% от фонда оплаты труда и зарплаты работника в $1000, текущая величина прибыли $100, хотя могла бы быть $200. Таким образом, потери $100 на человека в месяц.

Задача: иметь информацию по завершению проекта – как много времени на него суммарно потрачено всеми работниками.

Решение: установка на каждое рабочее место Timesummary.com. При включении компьютера, программа будет предлагать выбрать проект, которым занимается работник. Когда работник начнет заниматься другим проектом, он выберет другое название проекта в программе. Все эти данные моментально попадают на сервер. Статистика отработанного времени по проектам выдается руководителю в аналитическом и расширенном виде (время работы над каждым проектом каждый день).

Экономия: $1000, $2000, $3000 в месяц для 10, 20, 30 работников соответственно.

Стоимость решения: $30, $50, $70 в месяц.

Время на внедрение: единоразово, около 10 минут на рабочее место. Внесение информации о проекте и назначение доступа на проект работникам – около 10 минут на проект.

Экономический эффект от внедрения: $970, $1950, $2930 в месяц. За эти деньги вы могли бы за 3 года купить офис в собственность компании и больше никогда не платить арендную плату.